Organizarse el trabajo de formador y no morir de estrés en el intento

Hoy os voy a hablar de cómo me organizo el trabajo para cumplir con todos mis clientes y que el estrés no me fulmine.

Documentos y herramientas de organización:

  1. No empiezo la semana sin hacer un documento que llamo Estatus. Me lo enseñó el mejor ejecutivo de cuentas que he conocido en la vida: Juan José Suárez de Atlantis Publicidad, donde trabajé como asistente junior. El estatus es una relación de cliente y tareas. Por ejemplo:

Cliente X

Pendiente preparar contenidos para el  curso de ventas para perfil tal y cual.

Cliente H

  • Pendiente enviar la factura
  • Enviar propuesta formación para empresas sector textil.

El estatus lo hago en Word y voy tachando lo que voy haciendo. Lo puedes tener en formato  papel o en tu tablet. Parece una tontería pero cuando no lo hago, pierdo el sentido del volumen de trabajo y prioridades.

  1. Voy a una reunión: tengo mi cuaderno o notas del evernote, que es una aplicación estupenda de Apple. Si eres de los analógicos, toma notas en un cuaderno y luego pasas las tareas al estatus. Escribo email al de la reunión agradeciendo y pasándole los puntos en los que hemos quedado a modo de resumen.
  2. Las reuniones y las citas por Skype las tengo apuntadas en la agenda, ahora me va muy bien utilizar el calendario de google y ya no uso la agenda física. En las citas del calendario apunto en el momento la dirección, persona de contacto y teléfono de a quien voy a visitar o donde voy a dar clase y así no tengo que estar buscándolo a última hora. Siempre confirmo (si ha pasado mucho tiempo desde que cerramos la fecha) la visita o curso con la persona responsable de formación del centro o empresa.
  3. Siempre que me reúno con alguien y estoy trabajando en grupo envío un email con las conclusiones a modo de informe de visita. El objetivo no es otro que informar a la otra persona, sobre las impresiones y sobre todo, si esa reunión ha derivado en otras tareas (que  paso al estatus) o en una incidencia (que resuelvo de inmediato).
  4. Utilizo los canales de comunicación lógicos para cada tipo de asunto: los informes, las tareas y cosas importantes que deben quedar por escrito por si algo pasa (y que guardo siempre en mis correos por si surge algún problema rescatarlos) lo hago por email. Por mensajería de facebook, sólo lo informal. Por DM de Twitter sólo una quedada concreta o algo informal y el “wasap” para temas de chat. A título de comentario, guardar los email me sirvió para ganar un juicio a una empresa o conseguir la devolución de un pedido de 20.000 euros de un proveedor.
  5. Los emails: siempre pongo en el asunto el tema sobre el que estoy hablando. Y si hablo de otro tema de un mismo cliente, no respondo sobre un email antiguo porque eso es un caos absoluto. Además, se corre el riesgo de reenviar al cliente un email con conversaciones internas confidenciales. Si una conversación sobre un hilo de conversación se está extendiendo demasiado, cambio también el asunto porque seguro que también ha cambiado el tema sobre el que se está hablando.
  6. Las carpetas de los documentos las tengo organizadísimas y obviamente, los correos igual, todos en carpetas por temas.

Gestión del tiempo

  1. El estatus es mi tesoro, empiezo el día revisándolo y termino el día actualizándolo.
  2. Sigo la mañana revisando redes y correo electrónico. Si tengo un curso, me levanto antes para dejarlo hecho. Las redes sociales para el formador son una herramienta muy potente para hacer contactos y captar clientes y esto es networking (próximamente haremos un curso para formadores sobre este tema).
  3. En los huecos libres, consulto mis redes sociales en el Smartphone (por ejemplo, cuando paseo a los perros).
  4. Lo más caro es una reunión, luego una llamada telefónica y por último el email, que tiene la ventaja de que todo queda por escrito. Me aplico esto y por tanto, evito las reuniones físicas, opto por videoconferencia por Skype y  el email.
  5. Aplico la Ley de Pareto que, aplicado a la gestión del tiempo podría decir que el 80% de la facturación me la da el hacer el 20% de las tareas. Identifico qué tareas son ese 20%, las prioritarias y entonces, realizo primero el 20%. También puedes organizarlo en ABC de tareas. Cada día tengo unas tareas del 20% que impepinablemente tengo que resolver. No soy ambiciosa, con la experiencia se que no puedo hacer mil cosas, he bajado el listón no para relajarme, sino para poder cumplirlo.
  6. Otras herramientas son Teambox para gestión de proyectos de Social Media o Microsoft Project para proyectos complejos.

Si eres organizado, podrás aportar más ideas a este post, bienvenidas son porque yo las he ido adquiriendo tras el trabajo con otros profesionales.

Si pecas en organización y siempre vas con la lengua fuera, espero que te sirva para hacer un parón y dejarte dos días para organizarte. Merece la pena.

Beatriz Padilla – Formadora y responsable de Marketing de Aforen

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6 comentarios

Archivado bajo Opinión

6 Respuestas a “Organizarse el trabajo de formador y no morir de estrés en el intento

  1. R. Chacón

    Me ha encantado la emtrada, Beatriz, has hecho un buen resumen de las tareas, de su organización y utilizando al 99% las herramientas 2.0..

    Enhorabuena!!

  2. Felicidades Bea, magnífico post.
    A mí me cuesta organizarme y suelo ir con la lengua fuera, haciendo mil cosas a la vez y a salto de mata.
    Tomo nota de tus consejos, y me los aplico, de aquí a unas semanas te cuento qué tal me va… 😉

  3. Excelente entrada. Clara, concisa… ahora solamente hace falta que los que necesitamos de este tipo de organización lo pongamos en práctica.
    Yo sigo un proceso parecido. A principio de año uso mi agenda analógica y la agenda del móvil para tener las citas organizadas… en el mes de mayo la agenda analógica desaparece “misteriosamente” pero la del móvil sigue en uso.
    Peculiaridades.
    Un beso

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