La maldición del Powerpoint

Microsoft Powerpoint se ha convertido en la última década en la herramienta por excelencia para crear presentaciones debido a que resulta muy fácil trabajar con su interfaz, los resultados son bastante buenos y, además, viene implementado en el paquete Office, que la mayoría tenemos instalado en nuestros equipos.

Ahora bien, dado que se emplea de una forma tan extensa en presentaciones y charlas, a menudo me planteo cómo sería de terrible el mundo de los oradores, formadores y empresarios antes de la «era Powerpoint». Y es que este software basado en diapositivas se usa mucho. Y terriblemente mal. Es a lo que yo llamo «La maldición del Powerpoint», ya que una herramienta que se creó para amenizar y apoyar una presentación ha generado, en realidad, una nefasta dependencia de las dichosas diapositivas. Y es que a veces, quitarle el Powerpoint a un ponente es tan terrible como quitarle la muleta a un cojo.

Veréis, hace cosa de dos meses asistí a una serie de charlas acerca del mundo de la formación online y la formación profesional para adultos. La jornada duraba doce horas a lo largo de las cuales, reunidos en bloques de 50 minutos, una serie de expertos nos ofrecían su visión del mundo del elearning. Por supuesto todos los oradores se apoyaban en presentaciones de Powerpoint. ¿Cuál fue el resultado? Bueno, hubo de todo, por desgracia casi todo malo. Hubo presentaciones que directamente no pudieron abrirse (ay, esos problemillas de compatibilidad entre versiones, de exportaciones defectuosas…), otras que habían perdido elementos (nuevamente esos problemillas de compatibilidad…) o bien cuyos elementos audiovisuales no funcionaban (ay, esos códecs no disponibles…), otras que funcionaban perfectamente pero con un diseño deplorable y otros, los terceros… de los que hablaremos al final.

Fue curioso ver cómo a los que les fallaron las presentaciones abreviaron su charla limitándose a lo más importante pero su discurso quedó desordenado e inconexo, como si no pudieran enfrentarse al auditorio sin sus diapositivas. Ese es un fallo tremendo de planificación y es que, según la ley de Murphy, todo lo que pueda ir mal… irá mal. Así que si queremos hacer una presentación o impartir un curso o dar una charla… debemos estar siempre preparados para lo que pueda pasar. Y es que podemos pedir muchas disculpas,  pero si se anula una charla o una clase porque no funciona el proyector, deberíamos ponernos un suspenso muy gordo y con boli rojo. No podemos depender de unas diapositivas hasta el punto de quedarnos en blanco, somos profesionales y, supuestamente, también somos los que han creado la presentación. Dominamos el tema del que vamos a hablar y si no… bueno, quizás deberíamos dedicarnos a otra cosa. ¡Llevemos siempre un plan B en el bolsillo! Y comprobemos siempre que nuestro material funciona correctamente o daremos una imagen muy poco profesional.

Por otra parte, a media jornada subió al estrado una experta que nos iba a hablar de los Certificados de Profesionalidad. Personalmente me interesaba mucho lo que nos podía contar, interés que decayó en cuanto abrió su Powerpoint. A punto estuve de levantarme e irme. ¿Por qué? Porque yo había ido a que me hablaran acerca de los Certificados, no a leer un Powerpoint. Esta persona había cometido absolutamente todos los errores que pueden darse en una presentación de estas características:

1.- Demasiado texto en las diapositivas: No olvidemos que nuestros público o nuestros alumnos no vienen a leer un Powerpoint, sino a escucharnos a nosotros. De lo contrario podemos entregar unas fotocopias y que cada cual se lea las suyas. Aburriremos mucho menos al personal y no malgastaremos su tiempo. Las diapositivas no deben llenarse de texto, ¿por qué? Porque cuantas más líneas llenemos más pequeña será la letra, y por lo tanto más ilegible. Además, si nuestro público se dedica a leer el Powerpoint no podrá escucharnos. Los estudios demuestran que no se pueden hacer eficazmente dos cosas a la vez, o leemos o escuchamos. Lo óptimo, por lo tanto, es mostrar la idea principal de lo que vamos a contar, de forma clara y breve. Nos ayudará a no divagar y la audiencia tendrá en todo momento delante una referencia de nuestro discurso.

2.- No usar márgenes de seguridad: A la hora de mostrar el Powerpoint podemos tener un proyector o un monitor (o TV). Sea como fuere, las áreas exteriores son las que peor se ven. Si el auditorio es amplio, las últimas filas, salvo que estén en graderío no podrán ver las líneas inferiores. En el caso que nos ocupa, el último párrafo se reflejaba siempre en el escalón del estrado.  El margen que debemos emplear depende del tamaño de las diapositivas, por supuesto, pero dejemos al menos entre 2 y 3 centímetros en todos los bordes. Informarnos de los dispositivos disponibles y de las características de la sala donde se va a proyectar la presentación nos ayudará a definir el margen de seguridad.

3.- Mil palabras valen… ¿más que una imagen?. ¡Nunca! Si podemos poner un gráfico para qué vamos a escribir un montón de líneas de porcentajes, datos, fechas… Simplifiquemos. Que nuestro público comprenda de un vistazo lo que vamos a exponer y se concentre en nosotros y nuestras dotes de orador. Os aseguro que quedarán mucho más satisfechos que si llenamos la pantalla de texto. Las diapositivas deben ser una referencia, una clarificación, no las palabras literales de nuestra exposición.

4.- Usar colores y patrones que producen artefactos visuales. ¿Qué quiere decir esto? Mientras que los colores muy claros no resultan nítidos en la mayoría de los dispositivos, otros tonos pueden hacer daño a la vista, mucho más si los combinamos con sus complementarios. El azul cián, un verde neón, etc., producen una sensación de vibración en pantalla, más si los juntamos con un rojo vivo o un amarillo puro. Estos colores producen dolores de cabeza, migrañas, irritación y cansancio ocular… y si encima animamos efusivamente estos textos o creamos patrones de rayas o cuadros con esos colores  hasta podemos provocar ataques epilépticos. Eso a los aguerridos asistentes que decidan intentar leer los textos, ya que la mayoría apartarán la vista incomodados. Y perderán el interés. Los colores óptimos para leer son el texto negro sobre un fondo blanco. Como en un libro. De forma inversa, un texto blanco sobre fondo negro provoca dolores de cabeza y cansancio ocular. ¡Ojo con los experimentos!

5.- ¡Todo animado! Algunas animaciones son hasta simpáticas, pueden ayudarnos a despertar y mantener la atención de nuestro público, pero si nos excedemos podemos pecar de infantiles y poco profesionales, además de que podemos marear al personal. Las animaciones deben usarse de forma sutil, para enfatizar y despertar el interés, pero no debemos animar absolutamente todos los elementos de un diapositiva. Y mucho menos mezclarlas con el punto anterior. No hay nada más terrible que un texto de color verde neón sobre un fondo rojo Coca-cola que parpadea intermitentemente… Queremos estimular el interés de la audiencia, no provocarle un ataque epiléptico.

6.- Decir justo lo contrario de lo que aparece en la diapositiva. En este caso, la persona que hablaba, quizás por nervios, por inexperiencia o porque había demasiado texto en pantalla, se dedicó a intercambiar los datos de forma errónea y a corregirse, todo en la misma frase (aderezando el discurso con todo tipo de manierismos, algo de lo que hablaremos en temas sucesivos). Al final, nos quedamos con la duda de si los datos correctos eran los del terrible Powerpoint, los que ella nos daba o ninguno de los dos. La información de la presentación debe ser veraz y coherente con nuestro discurso. Si vamos a leer las diapositivas, leámoslas bien. Y preparemos nuestra presentación adecuadamente.

7.- Crear diapositivas con todos los datos que conocemos, sin controlar nuestro tiempo de exposición. Cada orador en estas jornadas disponía de unos 10 minutos para realizar su exposición. En concreto, la presentación que nos ocupa tenía 40 diapositivas llenas de texto. ¿Resultado? Duró 20 minutos, robando tiempo a los demás compañeros, la oradora malgastó el primer cuarto de hora en los datos que se suponían de introducción y tuvo que proyectar las demás diapositivas de forma acelerada, sin profundizar en la parte importante y con los organizadores haciendo gestos de que cortara. ¿Conclusión? Nos pusimos nerviosos hasta los espectadores. Y salimos con la sensación de no habernos enterado de nada. En Powerpoint existe una opción para ensayar nuestra presentación cronometrando su duración (En Mac: Presentación con diapositivas ➡ Herramientas del moderador ➡ Ensayo. En PC: Presentación con diapositivas ➡ Configurar ➡ Ensayar intervalos.). Ensayemos, controlemos el tiempo y centrémonos en lo que en verdad es importante. La introducción no puede durar más que los contenidos principales. El tiempo es oro, el nuestro y el de nuestra audiencia, ¡no lo malgastemos! Es mejor acabar un poco antes exponiendo las ideas de forma clara y ordenada y dejar un tiempo a las dudas y comentarios del público que extendernos más allá del tiempo que se nos ha adjudicado.

Hasta aquí los errores que cometió una misma persona en la que para mí fue una de las presentaciones más terribles que he visto. Como he dicho, duró el doble del tiempo del que disponía, así que los demás ponentes tuvieron que realizar sus exposiciones rápidamente. No obstante, hay cosas que no se pueden resumir fácilmente, por lo que cuando llegamos al último ponente este disponía solo de 5 minutos para realizar su presentación.

Y aquí llega el momento genial de toda la jornada, el tercer ejemplo del que quería hablaros y que mencioné al inicio de esta disertación. Este experto, un gran comunicador, sin duda, decidió prescindir de su Powerpoint, se situó en el centro de la platea y con una gran sonrisa, nos contó lo que había venido a decir sin perder el tiempo con textos, animaciones, diapositivas ni porcentajes farragosos. Su exposición fue clara, concisa y aderezada con ejemplos adecuados. Salimos todos con la sensación de que la jornada había valido la pena sobre todo por esa última ponencia en la que nadie se perdió en detalles vanos, no se malgastó ninguna palabra y todos los datos fueron relevantes y pertinentes.

Un gran ejemplo de cómo incluso sin Powerpoint se puede ser un orador eficaz. 

¿Y vosotros qué opináis? ¿Habéis encontrado alguna ponencia desastrosa? ¿Cómo empleáis vuestras diapositivas?

A. Victoria Vázquez

Experta en contenidos